Community manager freelance : organiser sa semaine

Pour organiser ta semaine de community manager freelance, découpe-la par type de tâche, pas par client. Un ou deux créneaux pour tourner, des blocs pour créer et programmer, des moments fixes pour répondre aux clients, et un bloc pour l’admin. Tu arrêtes de sauter d’un sujet à l’autre, et tu sais chaque matin ce que tu as à faire.

Je suis community manager dans le Tarn. Je tourne chaque semaine des reels dans des commerces avec leurs équipes : boutiques, restaurants, salons, artisans. Au début, je faisais tout au fil de l’eau, et je finissais mes journées sans savoir où était passé mon temps. Voici la façon dont je m’organise aujourd’hui. Prends ce qui te parle, adapte le reste.

Comment organiser sa semaine de community manager freelance ?

Le principe de base : chaque type de travail a sa place dans la semaine. Quand tu tournes, tu tournes. Quand tu montes ou que tu écris, tu ne réponds pas aux messages toutes les cinq minutes. C’est le changement de tâche qui fatigue et qui fait perdre du temps.

Je découpe ma semaine en grandes familles :

• les tournages chez les clients ;
• la préparation des tournages (références, liste des vidéos, message au client) ;
• la création : montage, visuels, textes ;
• la programmation et la publication ;
• les échanges clients et les retours ;
• l’admin, la facturation et la prospection.

Ensuite, je pose ces familles sur les jours. Pas besoin d’un planning rigide à la minute. Il faut juste que chaque bloc ait un moment prévu, sinon c’est toujours l’urgence du jour qui gagne.

Quels jours bloquer pour les tournages de reels ?

Le tournage, c’est le bloc le plus difficile à déplacer, parce qu’il dépend du client. Le commerçant doit être là, son équipe aussi, et le lieu doit être filmable. Alors je cale les tournages en premier, et le reste de la semaine s’organise autour.

Quelques repères qui m’aident :

• je demande au client ses jours et heures calmes : un restaurant en dehors du service, une boutique en milieu de matinée, un salon sur un créneau sans rendez-vous ;
• je regroupe les clients proches géographiquement sur la même journée quand c’est possible ;
• je garde la journée de tournage pour tourner, sans rendez-vous à côté ;
• je prévois toujours un peu de marge, parce qu’un tournage déborde presque toujours.

Si tu suis plusieurs clients, un calendrier de tournage sur le mois change tout. J’explique ma méthode dans mon article sur le calendrier de tournage mensuel. Et pour préparer chaque journée sur place, mon guide pour organiser un tournage vidéo reprend les étapes une par une.

Comment regrouper ses tâches pour gagner du temps ?

Regrouper, c’est faire en une fois ce que tu ferais sinon en dix petits morceaux. Tu entends parfois parler de « batch ». L’idée est simple : une même tâche, pour tous les clients, d’un seul coup.

• tous les montages de la semaine sur le même bloc ;
• tous les textes de publication à la suite ;
• toutes les programmations le même jour ;
• toutes les factures en une fois en fin de mois.

Ça marche aussi pour le tournage. Plutôt que de revenir chez un artisan chaque semaine pour une vidéo, je tourne plusieurs contenus en une seule visite. J’en parle plus en détail dans mon article sur le batch content pour les reels.

À quel moment préparer ses références et ses contenus ?

La préparation, c’est ce qui fait qu’une journée de tournage se passe bien ou mal. Je la place juste avant le tournage, la veille ou l’avant-veille, quand j’ai encore les idées du client en tête.

Concrètement, je prépare :

• la liste des vidéos à tourner, avec le décor et la personne qui joue ;
• les références Instagram qui servent d’exemple ;
• un message au client pour confirmer l’heure et qui sera là.

Pour les références, j’ai longtemps tout gardé en vrac dans mes enregistrements Instagram. Sur place, je perdais du temps à chercher. C’est pour ça que j’ai créé Claquette : je colle d’un coup jusqu’à une trentaine de liens, les doublons sont retirés, et je crée un rush par client ou par tournage. Le jour J, l’écran de tournage me montre une référence à la fois, avec Fait, Plus tard et Suivante.

Comment gérer les messages clients sans y passer la journée ?

Les messages, c’est le grand voleur de temps du freelance. Un client t’écrit, tu réponds tout de suite, puis un autre, et ta matinée de montage a disparu. Je ne dis pas qu’il faut faire attendre les gens. Je dis qu’il faut des moments prévus pour répondre.

• je regarde mes messages à des moments fixes de la journée ;
• je préviens mes clients de la façon dont je fonctionne, dès le départ ;
• je regroupe les demandes de modification pour les traiter ensemble ;
• pour les vraies urgences, je donne un seul canal, clair.

La plupart des commerçants comprennent très bien. Eux aussi ont des journées chargées. Ce qu’ils veulent, c’est savoir quand ils auront une réponse, pas forcément l’avoir dans la minute.

Quelle place laisser à l’admin et à la prospection ?

Quand on est seul, l’admin passe toujours en dernier. Et un jour, tu te retrouves avec des factures en retard et aucun nouveau client en vue. Je bloque donc un créneau chaque semaine rien que pour ça, comme un rendez-vous avec moi-même.

Dans ce bloc, je mets :

• les devis et les factures ;
• le suivi des paiements ;
• la prospection et les relances ;
• un point rapide sur la semaine suivante : quels tournages, quelles publications.

Côté outils, je reste simple : un agenda, un endroit pour ranger les idées, un outil de programmation. Si tu cherches à faire le tri, j’ai rassemblé ceux que j’utilise dans mon guide des meilleurs outils de community manager.

Comment garder une semaine souple malgré les imprévus ?

Un planning trop serré casse au premier imprévu. Un client annule un tournage, un salarié est absent, une vidéo demande plus de montage que prévu. Je garde donc toujours un bloc libre dans la semaine, que j’utilise pour rattraper le retard ou avancer sur autre chose si tout va bien.

Et quand un tournage saute, je ne laisse pas le créneau vide. J’avance la préparation du client suivant, ou je fais l’admin prévue plus tard. La semaine reste la même, seul l’ordre change.

Questions fréquentes

Faut-il un jour fixe par client ?

Pas forcément. Je préfère des jours par type de tâche. Un jour fixe par client marche si tu en as peu, mais dès que tu en suis plusieurs, tu te retrouves à refaire les mêmes gestes chaque jour. Regrouper par tâche est souvent plus efficace.

Comment éviter de travailler le soir et le week-end ?

Mets une heure de fin à tes journées et préviens tes clients de tes horaires. Programme tes publications à l’avance pour ne pas avoir à publier toi-même en soirée. Le reste, c’est de la discipline, et ça vient avec l’habitude.

Combien de temps garder pour la préparation des tournages ?

Ça dépend du nombre de vidéos et du client. Le plus important, c’est de ne jamais la sauter. Une préparation rapide mais faite vaut mieux qu’une improvisation sur place devant toute l’équipe.

Quel outil utiliser pour planifier sa semaine ?

Un agenda classique suffit pour poser les blocs. Ajoute un endroit pour tes idées et tes références, et un outil de programmation pour les réseaux sociaux. Inutile d’empiler les applis : il faut surtout que tu les ouvres vraiment.